Membangun “Team Startup Kilang Baru” Dari Awal

Persiapkan Organisasi dan Bangun Kemampuan Team Commissioning, Startup dan Operasi Melalui Pelatihan

Diperlukan persiapan yang baik dalam menyusun tim start-up yang akan mengoperasikan unit kilang baru. Persiapkan Tahapan Pelatihan sesuai latar belakang pengalaman kerja manpower dalam organisani dan bangun berkemampuan (soft skill dan hard skil) yang baik melalui pelatihan untuk menjalan kan kilang baru secara team work agar menjadi personal personal berkemampuan siap pakai, bisa diuji melalui assesment khusus perorangan dan kelompok atas penguasaan atau pemahaman hard ware dan skill operasi. Uji kesiapak atau keterlatihan secara perorangan dan secara team via simulasi start-up untuk menjalankan alat dan unit kilang sebelum tugas untuk commissioning dan start-up kilang baru proyek.

Hal demikian penting, mengingat asset baru kilang adalah investasi yang mahal, beresiko tinggi bagi perusahaan serta bisa merusak atau bisa terjadi kebakaran bila hanya teori tanpa praktek dan team work yang baik dilapangan.

Bila organisasi telah disusun (terdiri dari Tim Operasi sesuai unit proses yang dibangun, Tim Perencanaan Operasi, Tim Pemeliharaan Kilang dan Tim Engineering pendamping, Tim Laboratorium dan Tim lain yang terkait), maka dilanjutkan dengan melaksanakan rekruitment manpower yang akan bertugas dan dilatih, sesuai struktur rencana tugas – beban kerja (rencana jabatan) untuk bisa diberi beban tugas dan tanggung jawab, kemudian dilengkapi tata kerja, sarana kerja yang diperlukan siap sebelum kilang baru berjalan.

Dipilih nominasi motor penggerak menjadi pekerja penggerak di setiap level pekerjaan untuk kelompok organisasi baru – pimpinan kelompok- yang mampu melibatkan pekerja terkait dari unit / bagian lain – agar system yang disiapkan dapat bergulir menjadi suatu proses bisnis, kegiatan yang diinginkan. Diyakinkan kegiatan dapat bergulir menjadi suatu loop kegiatan periodik dan rutin seakan akan mandiri, tapi sebenarnya diawasi dan dibangun bertahap, per kelompok tugas dan secara sinergi dipantau arahnya – diarahkan menjadi periodik dan sistimatis – menuju sasaran dan kinerja yang telah direncanakan.

Tata waktu Pelaksanaan.

Pelaksanaan mempersiapan organisasi dan manpower untuk tugas commissioning, start-up dan operasi kilang sekitar 1.5-3.0 tahun (lama waktu yang diperlukan tergantung kompleksitas kilang dan pemilihan manpower yang tersedia). Pelaksanaan persiapan paralel dengan proses pembangunan proyek kilang (2.5 – 4.5 tahun tergantung kompleksitas kilang dan cakupan luas kilang). Persiapan “harus selesai dan berakhir untuk siap tugas di project, 6 (enam) bulan” sebelum kilang tersebut commissioning dan start-up.

Sebelum kilang baru melaksanakan kegiatan comissioning dan start-up dimulai, khusus Team Operasi, Pemeliharaan, Engineering, Laboratorium dan team teknis lainnya perlu mengenali tempat kerja unit masing masing, tataletak peralatan atau familiarisasi instalasi unit dan peralatan, dan serta sebagian dilibatkan untuk melakukan pemeriksaan hasil konstruksi versus gambar dan line-up seluruh peralatan dan perpipaan sesuai PFD / P&ID, dokument peralatan kilang baru dan menyusun punchlist kekurangan lengkap yang dipasang atau perbaikkan agar operable. Team baru harus mulai mempersiapkan dokument control STK dan log-sheet operasi dan persiapan start-up saat Pre-Commissioning Unit Baru (dimulai 6 bulan sebelum commissioning dan start-up tersebut).

Pada saat familiarisasi 6 bulan tersebut, sebagian mengikuti training dari Kontraktor, Vendor, Process Licensor sesuai kontrak project dan latihan mengenal fasilitas dan kesiapan HSSE Kilang.

Berjalannya persiapan selaras dan searah dengan pembangunan proyek itu dikendalikan oleh senior serta diukur progress per waktu agar tidak ketinggalan dengan progress proyek.

Hasil akhir untuk Suatu Proyek akan dinilai suksesbilamana kilang yang dibangun bisa berjalan lancar, aman berkesinambungan tanpa kendala, pada waktu yang direncanakanserta bisa berproduksi memenuhi kebutuhan pasar sesuai rencana awal investasi proyek dan berkemampuan membayar biaya investasi yang telah ditanam sedini mungkin.

Sebaliknya, bilamana organisasi dan manpower tidak siap untuk tugas tersebut, maka hasil akhir proyek bisa dinilai gagal commissioning, gagal start-up dan gagal operasi karena tertunda commissioning start-up dan produksi, walau mungkin terjadi kegagalan pemilihan dan pemasangan awal alat alat operasi, kemudian rusak atau kebakaran yang merugikan perusahaan semakin besar.

Management proyek bersama tim terkait harus meyakinkan semua persiapan dan pelaksanaan adalah terbaik disetiap waktu dan disetiap tahapan. Bisa diukur hasil atau kemajuannya per tahap sebelum Proyek mulai commissioning dan start-up.

PERSIAPAN ORGANISASI COMMISSIONING AND START-UP

Berikut konsep persiapan sederhana dalam bentuk 4-kwadran Persiapan yang meliputi pembuatan dan penetapan organisasi, Pembekalan Manpower untuk siap tugas di proyek, konstruksi Kilang Baru Project dan Persiapan Material Supporting operasi dan pemeliharaan serta Sistim Pemeliharaan diterapkan.

4 KRADRAN PERSIAPAN CSU
Persiapkan secara komprehensive untuk sukses Startup & Operasi kilang Baru

Empat Kwadrant persiapan start-up merupakan hal mandatory harus ditindak lanjuti. Enam bulan sebelum Commissioning dan Start-up, ke 4 kwadrant tersebut harus telah siap untuk tugas dikilang baru, mencegah gagal persiapan & kurang matang kualitas persiapan.


Kwadrant-1: Memerlukan keputusan management puncak terkait rekrutasi pekerja baru dan perubahan organisasi

Kwadrant-2: Memerlukan persiapan pelatihan bertahap, lingkup teori, pelatihan pembentukkan kemampuan kerja dan keterlatihan atau Skill yang terukur, dilatih dikilang sejenis serta melalui proses penilaian kemampuan “knowledge & Skill yang diukur oleh senior dari unit terkait yang didelegasikan dinila mampu.

Kwadrant-3: Merupakan Lingkup Project dalam membangun Unit Kilang sesuai kontrak dengan performa standard International, sesuai best practices refinery world class.

Kwadrant-4: Merupakan persiapan tim project dan tim CSU Organisasi baru untuk mempastikan kesiapan material untuk operasi serta pemeliharaan kilang dan sitim pemeliharaan yang akan menyertai / mendampingi commissioning, start-up dan normal operasi selanjutnya.

Perlaksanaan persiapan diawali kwadrant-1 searah jarum jam. Semua persiapan harus terukur guna memastikan kemampuan untuk menjalankan kilang baru telah dipersiapkan secara terencana, matang.

Dalam start-up, tidak bisa dipungkiri akan diuji oleh ganguan awal, apakah faktor konstruksi yang ada kelemahannya atau faktor lain. Factor konstruksi diuji mulai dari tahap Precommisioning dan commissioning awal sebelum start-up.

Sedangkan untuk manpower dalam Organisasi Baru hanya melalui pelatihan dan pembentukan knowledge / pengatahuan teori dan pengenalan sarana yang dinbangun, diikuti pembentukkan kapabilitas operasi dan pemeliharaan (Skill Development) yang baik, teliti saat training dan magang dikilang serupa serta dilakukan asessment terhadap hasil pelatihan yang telah dimaksimalkan. Aspek material operasi bisa disiapkan. Back-up pola pemeliharaan bisa dibantu dari team unit sejenis diawal operasi.

PEMBEKALAN UNTUK MANPOWER TEAM COMMISSIONING AND START-UP

Berikut konsep sederhana dari berbagai materi Persiapan dan Training. Disajikan secara sederhana.

“Leveling Developing Basic Knowhow & Basic Skill Up To Normal Operation”

Persiapan Pelaksanaan Training

Untuk memudahkan pembinaan team commissioning and start-up, perlu dilakukan pemilihan pekerja, pemilihan leader dan kader special task terlatih dipersiapkan khusus lebih dini – didahulukan dilatih khusus terlebih dahulu.

Bila level pekerja tersebut semua tersedia di similar unit, bisa dipilih, dipromosikan yang memiliki bakat dan berpengalaman khusus dari kilang unit lain tersebut untuk jadi kader pimpinan kelompok secara terbatas. Saat pelatihan akan terlihat yang berbakat.

Bila pekerja berpengalaman (3 tahun) tersedia, maka 30-50 % New Intake bisa dilatih sesuai tahapan diatas. Bagi pekerja baru, lama durasi pembentukan skill-kompetensi operasi akan terbantu melalui magang dikilang sejenis untuk waktu kerja yang > 3-6 Bulan. Semakin lama, dan apa lagi bila turut mengalai proses start-up di kilang sejenis denagn tempat tugas mendatang – akan terjadi percepatan pematangan skil awareness behavior pekerja baru tersebut.

Membangun kemampuan awal untuk kegiatan yang demikian merupakan seni management pelatihan tersendiri dalam mempersiapkan training membangun skill kompetensi / kemampuan para pekerja agar mencapai “Diatas Minimum standard khowledge / knowhow teknis, leadership sesuai levelnya dan membagun Skill secara perorangan dan kelompok – Pembiasaan Tugas Tugas Teknis Kilang. Skill development program bukanlah sebatas deliveri teori (kursus bahasa atau teori formal semata), tapi untuk membangun kemampuan para pengelolaan teknis kilang secara detail dan aman.

Proses Bisnis dan Support management

Merangkai proses bisnis kegiatan operasi kilang diawali dari – merancang tujuan akhir (SOW kegiatan akhir yang akan dan dikehendaki terjadi) yang diinginkan management, kemudian dirancang rangkaian tahapan kegiatan persiapan saat tahap akhir proyektahap pematangan menengah menuju akhir, tahap pasca awal menuju menengah dan kegiatan tahap awal. Kemudian diikuti Penyusunan Tata Waktu dari awal sampai tahap akhir menjadi, “merangkai kegiatan untuk membangun proses bisnis” diperlukan.

Setiap tahapan – diisi kegiatan pembelajaran dan persiapan agar tercapai kualitas per tahapan sebagaimana kilang eksisting yang telah ada. Semua harus terukur.

Health, Safety, Security and Enviroment

Pada suatu Refinery, sistim management pengelolaan hydrocarbon yang diproses, terkait aspek lingkungan perlu dibangun kegiatan rutin mendukung pengelolaan yang aman, sejalan dengan pembangunan new refinery tersebut.

Persiapan sejak rekruitment pekerja, pelatihan, assessment kesiapan bertugas per area asset kilang dan kemampuan mengatasi saat Emergency Terburuk (Emergency Response Plan – ERP dan Standar Operating Procedur), dilengkapi prosedur, perlu disosialisasikan, diadakan pelatihan, disimulasikan, disiapkan seksama dan diyakinkan mampu untuk diterapkan secara komprehensive. Hal demikian melibatkan top management setempat sampai semua pekerja dikilang dan organisasi pendukung kilang baru tersebut. Pelaksanaan umumnya setelah manpower pengisi organisasi lengkap dan pekerja telah terlatih serta proyek telah mendekati saat Commissioning dan Start-up. Evaluasi atas Uji ERP melalui simulasi ERP – sekaligus menguji semua sarana alat safety yang disediakan mampu bekerja baik, dan menguji keberfungsian peralatan dengan benar.

Hasil Akhir Persiapan Pelatihan

Semua Tahapan diatas disiapkan untuk mengamankan kinerja hasil proyek agar bisa terbukti beroperasi sesuai rencana investasi dan dapat memberi hasil terbaik untuk bisa dipertanggung jawaban. Tahap ini penting mengingat biaya investasi proyek kilang sangat sangat besar dan beresiko tinggi. Bila konstruksi sarana kilang benar dan baik, organisani efektif, persiapan pelatihan berjalan persiapan baik, pelaksanaan dilaksanakan dengan baik dan efektif dan semua harus diukur sesuai standar / lolos minimal requirement, maka semua pelaksanaan commissioning, start-up, operasi perdana kilang baru akan lancar serta alih operasi dari kontraktor akan berjalan lancar.

Refinery Operation & Training Best Practices