Managemen Operasi Kilang

I. Umum

Operasi Kilang merupakan kegiatan rutin, teratur  setiap kilang, berkesinambungan 7×24 jam perminggu dan berlangsung bulanan, tahunan atau kelipatanan tahunan sesuaian kebutuhan pasar dan pola (perioda perawatan) perawatan kilang terbaik yang ditetapkan.

Perusahaan umumnya memiliki visi, misi dan tujuan untuk memberi arah dalam mengelola sumberdaya perusahaan (Internal & eksternal)

Pelaksanaan dibentuk oleh sistim management. Ciri management  memiliki visi, misi, tujuan perencanaan, jangka tertentu untuk arah atau objective yang hendak dicapai dan anggaran telah disiapkan.

Para manager terlibat sesuai fungsi tugas jabatan, membantu agar secara efektifitas dan efisiensi tujuan yang ditetapkan perusahaan bisa tercapai. Ciri keberhasilan utaanya dinilai dari kualitas hasil yang baik, tepat waktu, tepat kualitas, sesuai anggaran atau lebih efisien serta bisa berkesinambungan dengan iklim berusaha yang tercipta kondusif diladalam maupun lingkungan perusahaan.

II. Operation & Manufacturing

Kegiatan Management Kilang yang juga dikenal dengan sebutan Maganement  Operation & Manufacturing Refinery merupakan managemen pengelolaan kilang, mengaturan sumberdaya dalam sistim organisasi kilang – (manpower, infrastruktur asset, aspek management) – dikelola sesuai rencana operasi & manufactuirng activities di kilang. Target kegiatan produksi sesuai rencana arus minyak perusahaan, dikelola agar dengan operasi yang berkesinambungan, lancar, aman, handal, efektif, efisien atau lebih baik.

Semua pengelolaan sistimatis, teratur dengan system tata kerja, tata waktu, pelaksanaan kegiatan management operasional yang jelas, tegas, mudah dipahami dan dijalankan semua pekerja sesuai tugas dan tanggung jawab masing masing, dipimpin dengan kendali dan peraturan yang jelas.

Semua kegiatan terukur, bisa dipertanggung jawabkan, bisa diaudit, agar keberlangsungan operasi kilang baik, penerapan disiplin Safety Operasi Kilang, menerapkan pola maintenance terbaik dan management lingkungan serta ketaatan terhadap peraturan pemerintah untuk peralatan dan keselamatan / safety publik disekitar kilang.

Membangun sistim kegiatan teratur tersebut untuk pertama kali menjadi tantangan pada organisasi baru yang dibangun. 

III. Ruang Lingkup

Pembahasan Aspek Management  berikutnya akan dibatasi pada aspek teknis kegiatan operasi di refinery yang lebih banyak mengarah kepada kegiatan operasi kilang dan termasuk keputusan teknis prioritas pengelolaan unit tertentu saja.

Dikilang, suatu keputusan untuk “situasi tertentu” perlu dipertimbangkan dan diputuskan dengan seksama dan cepat khususnya bila terkait kondisi direfinery.

Kecepatan keputusan akan mencegah kerugian atau bahaya bila situasi kilang tengah tidak normal.

Kualitas suatu keputusan sangat dipengaruhi basis wawasan dan pengalaman dan pengetahuan teknis serta konsideran saat itu  guna memenuhi kaidah yang harus diikuti dan terbaik saat tersebut.

Perkembangan teknologi terkini, Era Technology digital, sarana digital online, komputer, video dan alat bantu teknologi digital lainnya untuk berbagai industri dan juga kilang mulai berkembang, mungkin dapat membantu untuk pemantauan asset yang tengah beroperasi, menyedehhanakan atau mengefektifkan pola kontrol kegiatan dan prosedur operasi tertentu, mengamankan secara otomatis bila diperlukan.

Tantangannya bagaimana memilih dengan teknologi terbarukan dengan tepat, cepat, aman untuk kilang dan memanfaatkan diikuti perawatannya jangka panjang.

Para leader dituntut senantiasa meng-update bila ada kemajuan untuk info teknologi diatas dan kajian aplikasi teknologi terbaru yang mungkin bisa diterapkan untuk memperbaiki daya saing dalam era global.

Pada sisi anagement, hal terkait perencanaan operasi, planning, eksekusi, implementasi dan reporting managemen kilang secara cepat, tepat, sewajarnya bisa dibangun makin ringkas, sederhana karena bisa dibuatkan serba otomatis. Termasuk reporting arus minyak versus rencana operasi dan status kehandalan / kesiapan operasi asset kilang.

IV. Management Operasi

Pengoperasian kilang memerlukan “dukungan kesiapan dari berbagai aspek Managemen Fungsi atau Section Head terkait” di internal refinery. Dukungan tersebut diantaranya meliputi

  • Perencanaan operasi yang baik (terkait hydrokarbon feed atau crude, bahan baku pendukung sampai dengan penyaluran produknya),
  • Pemeliharaan terkait aspek kesiapan dan kehandalan peralatan (Lingkup management reliability yang mencakup kesiapan peralatan agar siap dioperasikan, perawatan yang baik dan kehandalan sarana proses kilang),
  • Kesiapan Manpower Operasi oleh Manager & Section head dan perangkat organisasinya untuk meyakinkan kesiapan man power (management team operasi, kesiapan man power operasi, cukup jumlah, knowledge and skill, kerja sama yang baik dan aplikasi prosedur yang konsisten),
  • Pengendalian  Kualitas yang diproses dukungan oleh team dan sarana laboratorium
  • Management Operasi Arus Minyak bahan baku, intermedia dan produk serta
  • HSSE kesiapan Health, Safety, Security & Environmental refinery.

Untuk pelaksanaan, minimal diperlukan

  1. Team Perencanaan Operasi – Feed dan Penyaluran Product
  2. Team Operasi – Pelaksana per Area Unit Kilang
  3. Team Supporting – Laboratorium
  4. Team Supporting Material Operasi Non Feed dan TransportasiTeam
  5. Team Pemeliharaan
  6. Team Pendukung – HSSE
  7. Team Supporting – Pelatihan
  8. Team Supporting Reporting System dan IT System

Berikut dibahas sebagian.

V. Perencanaan Operasi Kilang

5.1. Apa itu Perencanaan Operasi?

Perencanaan Operasi merupakan serangkaian kegiatan untuk menyusun perencanaan bisnis produksi kilang dengan memanfaatan unit proses di Refinery agar beroperasi optimal, menghasilkan produk produk utama berkualitas sebanyak mungkin secara efisien dari bahan baku yang sesuai dengan prioritas mendapatkan margin laba produksi.

Kegiatan perencanaan merangkaian aktifitas agar proses rencana produksi dengan rincian tata waktu bisa dilaksanakan semua pihak terkait, lancarkan dan operasi produksi sesuai rencana. Pasokkan bahan baku dari luar dan menyalurkan produk keluar kilang berjalan efektif, lancar sesuai rencana. Perencanaan yang baik, akan efektif bila selaras dengan kondisi kehandalan kilang yang baik. Perencanaan bisa mendorong fungsi terkait untuk mengoptimalkan kinerja unit kilang sesuai design atau lebih pada saat penyusunan rencana kerja tahuan dan perbaikkan via rapat koordinasi bulanan.

Aspek perencanaan disesuaikan dengan situasi pasar, meliputi pemilihan bahan baku murah, produk diarahkan kepada pangsa pasar utama yang menghasilkan margin laba tertinggi dengan volume optimal dan pemenuhan kewajiban rutin terhadap pelanggan yang sudah tetap atau memenuhi komitmen perusahaan.

Di internal refinery, banyak variable hal yang berpengaruh terhadap kelangsungan produksi. Oleh karenanya, pada kegiatan Perencanaan, perlu diidentifikasi beberapa aspek utama yang terkait kesinambungan operasi dan kemampuan kapasitas saat itu untuk keberhasilan proses produksi dan memperoleh margin laba yang baik.

5.2. Kegiatan Perencanaan

Kegiatan Perencanaan untuk Operasi Manufacturing di Kilang memerlukan dukungan seluruh fungsi operasi di Kilang. Perencanaan tahunan atau bulanan disusun agar selaras dengan perencanaan induk yang disepakati dan ditetapkan perusahaan. 

a). Identifikasi kondisi internal Refinery,

Evaluasi kesiapan kehandalan unit operasi – (kapasitas vs design, kemampuan konversi / yield unit operasi tertentu yang memiliki reaktor, evaluasi kesiapan infrastruktur tanki, dermagan dan lainnya, evaluasi sisa dan jenis stok crude dan sisa stock produk & intermedia yang tersedia di kilang) – evaluasi semua agar sesuai untuk perencanaan olah crude dan rencana produksi yang perlu dihasilkan tahunan dan bulanan .

b). Tetapkan Target produksi & pasar prioritas (komitment dan kebutuhan pasar) – Tahunan dan bulanan,
c). Identifikasi jenis dan jumlah tambahan crude yang diperlukan
d). Perkiraan harga pasar crude dan produk, kini dan kedepan
e). Evaluasi Situasi global tentang crude dan produk dunia
f). Kelola Software perhitungan cepat – simulasi pemilihan crude dan intermedia, dengan perpaduan informasi asumsi 5-6 item diatas.
g). Proses rencanaan pembelian / pengadaan crude dan bahan baku / intermedia yang diperlukan.
h). Pelaksanaan pemilihan via pasar – pembelian curde via tender, kerjasama longterm kontrak crude berbasis harga pasar (tender) dengan berbagai alternatif pembiayaan yang disepakati. 

i). Mensimulasi dengan software optimasi – terhadap bahan baku crude pemasok yang ditawarkan vs kebutuhan tambahan Crude Refinery Nusantara – vs harga terbaik terima ditempat vs simulasi software output per refinery dan potensi profit terbaik yang dimungkinkan.

j). Rencana distribusi product ke marketing 

k). Pengambilan keputusan atas i) dan j).

l). Tata waktu dan pemantauan bertahap

m). Evaluasi berkala untuk perbaikan paket rencana kegiatan berikutnya.

n).  Identifikasi next opportunity. Dalam evaluasi, langkah m), diperlukan evaluasi terkait “new technology” dan “evaluasi global competitiveness” yang memungkin untuk perbaikan efisiensi dan memenangkan persaingan.

Semua variable diatas tersebut dapat berubah dengan cepat, sehingga factor ketidak pastian dapat menjadi bagian resiko pebisnis.

Dalam menyusun perencanaan, diperlukan alat bantu software komputer yang bisa melakukan simulasi optimasi perhitungan cepat. 

Perencanaan yang baik, akan lebih mengarahkan pencapaian laba operasi optimal. Sebaliknya, perencanaan yang tidak baik – tidak sesuai dengan kondisi kilang sebenarnya dan tidak sinkron dengan kondisi pasar – bisa menjadi awal faktor kesulitan proses produksi dan menyulitkan mendapatkan laba usaha perusahaaan.

Tingkat kesulitan perolehan laba usaha selain dipengaruhi faktor internal Refinery juga sangat dipengaruhi situasi eksternal dunia bisnis perminyakkan.

Manuver arah produksi juga bisa berubah, tergantung situai internal (handicap) Unit Kilang atau kondisi ekternal (Kilang kompetitor atau potensi perubahan harga pasar).

Oleh karena itu perencanaan operasi perlu menjadi perhatian yang baik sampai diperolehnya ketersediaan bahan baku (crude) yang terbeli. Perlu diingat, crude pada dasarnya terbatas, sehingga mendapatkan crude yang baik berarti bersaing. Crude character akan berubah dari waktu kewaktu, sehingga secara berkala perlu dievaluasi ulang crude tersebut (Crude assay tersebut) mungkin 1 x per 3 sampai dengan 5 tahunan.

Persaingan bisnis antar pemilik refinery, sebenarnya berawal dari proses pemilihan Crude atau minyak mentah dan implementasi tatacara pengadaan crude. Pengadaan crude yang bisa flexible, pemilihan crude yang tepat, cerdas sesuai konfigurasi kilang agar optimal kapasitas dan pembelian cepat di tepat waktu dengan “harga yang baik” dalam pasar crude yang sangat terbatas dan berubah cepat, turut menentukan peluang laba atau sebaliknya ketidak telitian, kelambanan apalagi prosedure yang rumit akan menyebabkan profit margin opportunity loss bisa terjadi.

Dalam perencanaan pengetahuan eksternal refinery, diantaranya info situasi geopolitik global yang berpengaruh terhadap harga crude dan produk perlu dipantau.

Perlu juga dipantau adanya refinery pesaing, kondisinya atau kegiatan pemeliharaan refinery pesaing karena bisa memberi dampak terhadap harga dan ketersediaan crude maupun produk dipasaran. Kadang kala spot market harus dimanfaatkan bila memungkinkan dapat crude murah dan sesuai kebutuhan. Para perencana perlu terbiasa terbuka / sensitif terhadap kondisi eskternal tersebut.

Dalam hal pembinaan pekerja diperencanaan perlu mendapat orientasi kerja operasi kilang, pemahaman hambatan kapasitas dan konversi serta situasi kilang, pengetahuan laboratorium terkait crude assays dan product pengetahuan blending produk dan aplikasi software optimasi perencanaan dengan komputer, pengetahuan wawasan bisnis perminyakan untuk crude ataupun berbagai produk, dan lain sebagainya.

VI. Training Team Operasi Berkala dan Merawat Skill & Kompetensi Pekerja

 

  1. Training bagi Feesh Intake. Diawali dengan bekal pengetahuan ilmu perminyakan, Mengenal Crude Oil, Fraksi hasil destilasi dan produk dengan spesifikasi mandatory. Perkenalkan jenis jenis Unit Proses, Alat Proses detail, untuk bisa dengan tepat & efektif memahami proses dan peralatan. Berikan tugas pelatihan menjalankan alat dan unit sesuai area tugas dengan pengawasan khusu di Unit khusus di refinery tersebut. Belajar membaca gambar dan notasi serta per-istilahan kilang dan perminyakan
  2. Memberi kesempatan untuk pelatihan praktek mengenal cara kerja detail setiap peralatan dan kesempatan pelatihan yang cukup untuk memahami “perilaku peralata” dan menyesuaikan perilaku untuk sesuai dalam tugas kilang,  perlaku hati-hati dan ketelitian yang tinggi, waspada tidak membiarkan sesuatu tidak pada kondisi seharusnya, dan memahami setiap perubahan,  cause and effect yang bisa ditimbulkan oleh perilaku alat dalam area kerja, terbentuk sikap safety concern dan kecermatan yang tinggi. Tingkat kepedulian yang demikian dilatih, dan bagi yang tidak bisa, harus tidak boleh ditugaskan dalam kilang.
  3. Menumbuhkan kemampuan untuk mengenal detail indikasi alat dan variable proses, tataletak rinci semua sarana alat, indikator dan kendali alat, membangun daya imaginasi unit dan peralatan dalam alam bawah sadar pekerja agar mampu berkomunikasi detail dan tepat untuk interaksi tugas secara team, termasuk dari dan / keluar DCS (ruang kendali) vs di Lapangan unit proses.
  4. Membangun pemahaman tentang indikasi normal / tidak normal peralatan, kondisi unit serta tata cara antisipasinya untuk bisa mengamankan dari kondisi yang tidak normal secara perorangan atu team.
  5. Membangun system tata kerja perorangan, peralatan, dan unit proses kilang atau tata kerja secara team untuk bisa memantau peralatan kondisi normal, test run unit untuk perencanaan operasi, keekonomian, pemeliharaan dan kehandalannya, termasuk mengendalikannya saat abnormal atau saat emergency.
  6. Pada unit proses khusus, membangun keterampilan tim dalam jumlah yang besar untuk bisa melewati saat kritikal disaat akan menormalkan suatu unti proses. Hal demikian bagaikan harus melewati ktitikal speed rotating equipment besar (big compresor) yang dilakukan oleh satu pekerja terlatih, tapi unit unit atau kilang tersebut harus dikerjakan oleh tim dalam waktu yang sangat singkat. Artinya, tim bekerja secara team, solid menuntaskan bagai masalah, satu tangan untuk bisa melewati masa kritis transient kondisi kilang tersebut tanpa ada kesalahan.
  7. Membangun kemampuan bekerja akurat dalam pengendalian alat, unit proses, didukung oleh sesama tim dengan standard normal yang di mengerti dan disepakati karena sesuai rencana kerja dan dalam batas design kemampuan peralatan dan batasan variable proses yang ekonomis tapi efektif.
  8. Memelihara Standard Keterampilan Terlatih untuk senantiasa bisa mengoperasikan dan mengaman kan operasi refinery dalam segala situasinya.
  9. Ukur Kemampuan perorangan dan kelompok, terukur, bisa diukur untuk memastikan bahwa unit kilang narus tersebut bisa dijalankan secara benar dan aman, baik untuk kondisi normal, emergency atau bila ada kebakaran. Semua perlu dibuktikan denagn assessment readiness sebelum kilang baru tersebut start-up. Asset yang mahal memerlukan kepastian untuk bisa dijalankan dengan aman dan lancar.

 

VII. Organisasi Project Baru dan Training Team Operasi

Bila ada Unit Baru atau Project Baru, maka untuk organisasi baru, pada project baru yang cukup besar, diperlukan strategy dan upaya khusus,  sejak dimulai dibangun pertama kali semua infrastruktur Kilang. Perlu dibuat Organisasi tempat manpower yang akan bertugas, dilaksanakan rekruitment manpower yang akan dilatih, untuk bisa diberi tugas dan tanggung jawab. Disiapkan tata kerja, sarana kerja, dan mulai dipilih para pekerja penggerak dipekerjaan tersebut atau sebagai motor organisasi baru (pimpinan kelompok) yang mampu melibatkan pekerja terkait dan lain sebagainya sampai system persiapan dan management operasi bisa bergulir menjadi suatu proses bisnis yang diinginkan dan bergulir menjadi suatu loop kegiatan periodic dan rutin.

Agar rolling atau berjalan pada semua aktifitas, dibangun kemampuan leader kelompok pengarah dan pengendali dan sebagai network system kendali dan system informasi.

Training dilaksanakan. Pemilihan leader dilaksanakan dengan dibekali kemampuan yang diperlukan untuk memimpin saran kilang yang kompleks dan bila tersedia diambil dari yang memiliki bakat dan berpengalaman khusus dari kilang lain kecuali kader terbatas.

Membangun awal kegiatan yang demikian merupakan seni management pelatihan tersendiri dalam mempersiapkan training membangun kemampuan manpower pekerja dengan “Above Minimum standard khowledge teknis, management sesuai levelnya dan membagun Skill – Pebiasaan Tugas Kilang dan bukan sebatas deliveri teori“, khususnya membangun kemampuan para pengelolaan teknis kilang.

7.1. Membangun Team Secara Bertahap

Konsep Sederhana – “Leveling Basic Knowledge / Knowhow & Skill Competency Operasi Kilang”

Merangkai proses bisnis dimulai dari merancang hasil pada tujuan akhir, keudian merancang rangkaian tahapan kegiatan persiapan sejak awal, dengan tata waktunya sampai ke tahap akhir menjadi “rangkai kegiatan untuk membangun proses bisnis” perlu ditindak lanjuti.

7.2. Paham dan Terlatih Untuk Tugas & Tanggung Jawab Serta Support Management

Refinery, dalam sistim management hydrocarbon proses di refinery, dinilai cukup komplek, memerlukan kepastian dan kebisaan serta kebiasaan bekerja operasi untuk menjaga kondisi agar selalu yang aman, selalu waspada, dengan dibekali pemahaman teknologi proses, pemahaman teknis peralatan dan teknik lingkungan, pebiasaan kerja tepat prosedur, dan terbiasa mempersiapkan bekerja teratur secara bersama sama.

Untuk itu perlu pelatihan pembiasaan dengan dukungan pelatihan kerja rutin pembentukan kebisaan dan kebiasaan kerja di Kilang Kilang Sejenis. Kemampuan kerja atau Skill / Kompetensi Operasi teknis dibangun untuk Unit Proses tempat mereka bekerja mendatang di project barunya. Pelatihan melalui peralatan dengan sarana Teknologi Unit Proses yang Sejenis dirempat lain.

Pemahaman juga terhadap adanya berbagai potensi bahaya bersifat emergency perlu cepat diatasi, serta tata cara mengatasinya. Belajar memahami adanya aspek lingkungan serta tatacara kendali dampak lingkungan dengan tata cara best praktis untuk menangani bila itu terjadi.

Pemaham atas prosedur – sistim tatakerja, pengelolaan dilengkapi dengan cheklist operasi sampai diyakini persiapan cukup matang dan terdokumentasi.

Antisipasi Emergency operasi dan kendali dampaknya perlu dibangun dan dipersiapkan serta dikelola dengan baik, sebagai bagian kegiatan rutin mendukung dan sejalan dengan kesiapan unit refinery baru tersebut. Sebelum Kilang Project baru dijalankan, perlu dialkukan simulasi emergency dan tatacara mengatasi secara team work.

Syo.

 

Refinery Operation & Training Best Practices